Si punojmë: procesi, puna nga distanca dhe sektorët

Po — punojmë edhe me biznese jashtë Pejës

Pyetja e parë që na bëjnë bizneset nga Prishtina, Ferizaj apo Gjilani është gjithmonë e njëjta: si funksionon puna praktikisht kur ju jeni atje dhe ne jemi këtu? Përgjigjja e shkurtër është se funksionon njësoj si me një klient që e ka zyrën pesë minuta larg nesh. Tashmë kemi klientë jashtë Pejës, dhe si kontabilist online për gjithë Kosovën rreth 90% e punës e kryejmë pa qenë nevoja të lëvizë askush.

Nuk ka nevojë të vini deri te zyra për të dorëzuar faturat dhe as t'i dërgoni me postë. Për çdo klient hapim një folder të përbashkët — një bazë të përbashkët dokumentesh — ku ju i vendosni faturat dhe dokumentet kur ju bie më lehtë, dhe ne i marrim prej andej. Kështu asgjë nuk humbet, nuk keni nevojë të mbani mend çfarë na keni dërguar e çfarë jo, dhe çdo dokument mbetet i arkivuar në një vend të vetëm, i qasshëm për të dyja palët.

Takimet nuk zhduken për këtë arsye. Takohemi të paktën një herë në muaj; sa më shpesh varet nga përkushtimi që kërkon biznesi juaj — një firmë ndërtimi me disa punishte të hapura ka nevojë për kontakt më të dendur sesa një zyrë shërbimesh me pak transaksione. Takimi mund të bëhet në zyrën tonë në Zahaq, te ju, ose online.

Procesi hap pas hapi

1. Takimi i parë — flasim për veprimtarinë, vëllimin e dokumenteve, numrin e punëtorëve, statusin e TVSH-së dhe gjendjen aktuale te ATK-ja. Nëse vini nga një kontabilist tjetër, shikojmë edhe çfarë mbetet e papërfunduar.
2. Hapja e folderit të përbashkët — krijojmë bazën e përbashkët dhe brenda saj dosjet sipas muajve dhe llojit të dokumentit: shitje, blerje, bankë, paga, kontrata. Ju marrin qasje ju dhe kush e ka detyrë te ju t'i vendosë dokumentet.
3. Dërgimi i dokumenteve — ju i ngarkoni faturat dhe dokumentet gjatë muajit, ashtu si ju vijnë. Nuk ka nevojë t'i grumbulloni deri në fund; sa më rregullt vendosen, aq më pak ngarkesë ka në ditët e fundit para afatit.
4. Përpunimi kontabël — ne i regjistrojmë faturat, i barazojmë me pasqyrat bankare, kontrollojmë numrat fiskalë dhe TVSH-në e zbritshme, dhe ju pyesim vetëm për ato dokumente që janë të paqarta ose mungojnë.
5. Raportimi mujor — merrni një pasqyrë të shkurtër të muajit: shitjet, blerjet, TVSH-ja për pagesë ose kredi, kostoja e pagave dhe rezultati. Pa zhargon dhe pa tabela që s'i lexon askush.
6. Deklarimet dhe afatet — deklaratat i përgatisim dhe i dorëzojmë ne përmes sistemit EDI të ATK-së, dhe ju njoftojmë për shumat që duhen paguar, para se të skadojë afati.
7. Takimi periodik — të paktën një herë në muaj shikojmë bashkë ku qëndron biznesi dhe çfarë vjen përpara: investime, kredi bankare, punëtorë të rinj.

Çfarë na dërgoni dhe në çfarë forme

Lista është e njëjtë për të gjithë klientët dhe ua japim me shkrim që në fillim, që të mos ketë keqkuptime:

• Faturat e shitjes dhe kuponët fiskalë të periudhës
• Faturat e blerjes nga furnitorët, përfshirë ato të shpenzimeve
• Deklaratat doganore (DUD) për importet, nëse importoni
• Pasqyrat bankare mujore për çdo llogari
• Kontratat e reja të punës, ndryshimet në pagë dhe largimet nga puna
• Kontratat me klientë e furnitorë që kanë efekt financiar
• Dokumentet e arkës, nëse mbahet arkë

Forma nuk është e ndërlikuar: mjafton një skanim ose fotografi e qartë nga telefoni, sa të lexohen data, numri fiskal, shuma dhe TVSH-ja; PDF-të nga sistemi juaj i faturimit janë edhe më mirë. Origjinalet fizike i mbani ju, sepse ligji kërkon që dokumentacioni të ruhet nga vetë subjekti — ne i kërkojmë vetëm kur ka nevojë reale, për shembull gjatë një kontrolli.

Afatet i ndjekim ne

Ankesa më e shpeshtë që dëgjojmë nga bizneset që vijnë te ne është e njëjta: kontabilisti i mëparshëm nuk lajmërohej dhe afatet kalonin. Te ne kalendarin e mban firma, jo klienti. Ju njoftojmë para afatit, jo pasi të ketë skaduar.

• Deri më 15 — deklarimi i pagave, tatimit në pagë dhe kontributeve pensionale (5% punëmarrësi + 5% punëdhënësi)
• Deri më 20 — deklarimi dhe pagesa e TVSH-së për muajin paraprak
• 15 prill, 15 korrik, 15 tetor, 15 janar — këstet tremujore të tatimit në fitim
• Deri më 31 mars — deklarata vjetore dhe pasqyrat financiare

Kalendarin e plotë e keni edhe te faqja e afateve tatimore, ndërsa detajet e shërbimit mujor te kontabiliteti.

Nëse jeni në Prishtinë ose diku tjetër

Distanca nuk e ndryshon as cilësinë e punës dhe as çmimin. Nëse kërkoni kontabilist për biznese në Prishtinë apo në cilindo qytet tjetër të Kosovës, procesi është pikërisht ai që përshkruam më lart. Fillojmë me një bisedë ku na tregoni si e keni punën sot dhe çfarë nuk ju ecën.